テレカンをうまく進めるために

もし、あなたの会社が、旧来の良いとは言えない会議、例えば「会議の内容がその会議で初めて分かる」「なにを話し合ってるのかわからない」「会議がやたらと長い」「主張の強い人の意見だけが通る」等が多いなら、テレカンでは全くうまく会議が進まないのではないでしょうか。ただこれは裏返すと今までの会議を捨てて、建設的な会議に移行できる大きなチャンスです。

テレカンの設定/コツ

これは本来はテレカンに限った話ではなく、リアルの会議でも同じことが言えるはずです↓

まず会議で、誰が(どの部署が)なにを、なぜ、議論したいと考えて、誰に(どの部署に)どう動いてもらいたいのか?を事前に明確にするべきではないでしょうか。

リアルの会議であれば場の雰囲気を読む、ということも可能ですが(これ自体無駄な話ですが)、テレカンとなるとなかなかそれができません。雰囲気をつかみにくいだけでなく、発言者は基本一人となりますので、要件のある発言でないと会話が成り立ちにくいなど考えられます。

スタートとゴールを明確にして、どのメンバーでどう進めるか、いつまでに何をするのか、という当たり前の設定を当たり前にすることが重要です。これが言うほど簡単じゃないんです。

 

参加者への事前の連絡

テレカン参加者へ、個々の役割を説明することも重要になります。この点では、会議を主催する人は、会議そのもののコーディネートをし、進めたい方向をしっかりと描いておくことが大切です。今までならば、進めたい方向を会議そのもので探っていたと思いますが、テレカンを使うならば、進めたい方向は事前にメール等で調整を図り、第一回のテレカンから各パートの報告となるようなものが良いかもしれません。

 

時間の設定

上記のように、各参加者の役割が明確になっていれば、会議そのものが、リアル会議のように数時間かかるということはあまりないのではないでしょうか(もちろん会議の内容によるので、一概に言えないのであくまで印象レベルの話ですが)。弊社では、最初に終了時間を決めています(長めで1時間、通常40分から30分程度)

 

終わってから

会議の進行について議事録を作り、確認できるようにしています(僕が作ってるわけでないんですが。。)
次回以降の各担当の業務等もメモしてもらっています。

 

結局、
当たり前のことを当たり前にやるということですね。これが大変。

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